イベント運営会社の生成AI活用事例

イベント運営会社で生成AIを活用しやすい理由

イベント運営会社では、開催当日の現場業務だけでなく、その前後に多くの情報整理が発生します。クライアントの要望を整理し、会場条件や進行内容を関係者へ共有し、問い合わせに回答し、終了後には報告内容をまとめる必要があります。

生成AIは、こうした文章の下書き、長い資料の要点整理、複数の情報の分類などを支援できます。一方で、会場の安全判断や緊急時の判断までAIへ任せるものではありません。

イベントごとに資料や条件が変わる

イベントは、展示会、セミナー、販促イベント、式典、オンライン配信などによって必要な準備が変わります。同じ会社でも、会場、クライアント、参加者、スタッフ構成が異なるため、毎回ゼロから資料を整理しているケースもあります。

生成AIへ一定の入力形式と出力形式を決めておけば、情報を共通の項目へ整理する補助として利用できます。

変更情報を整理する作業が多い

イベントでは、開催直前に登壇者、進行時間、搬入条件、備品、スタッフ配置などが変更されることがあります。情報がメール、チャット、打ち合わせメモへ分散すると、最新版を確認する作業そのものが負担になります。

生成AIは、複数のメモから変更点や確認事項を抽出する用途に向いています。ただし、生成した内容だけを最新版として扱うのではなく、正式な進行表や会場資料と照合する運用が必要です。

イベント運営会社の生成AI活用事例7選

イベント会社で生成AIを使う場合、最初からイベント運営全体を自動化する必要はありません。担当者が日常的に行っている文章作成と情報整理を分解すると、比較的始めやすい業務が見つかります。

1. 打ち合わせ内容から決定事項と確認事項を整理する

クライアントとの打ち合わせメモや議事録を生成AIへ渡し、決定事項、未決定事項、担当者、期限、次回確認事項などへ分類します。

打ち合わせ後に担当者が一から議事録を整えるのではなく、AIに整理案を作らせ、人が内容を確認する形です。特に関係者が多いイベントでは、認識のずれを防ぐための確認資料を作りやすくなります。

2. 企画書や提案書の構成案を作る

イベントの目的、対象者、予算条件、会場条件、過去イベントの情報などを整理し、企画書の章立てや提案内容の論点を作る用途です。

生成AIに企画そのものを決定させるのではなく、担当者が考えた企画を整理したり、抜けている検討項目を洗い出したりする補助として使う方が実務へ組み込みやすくなります。

3. 運営マニュアルやスタッフ共有資料の下書きを作る

受付、誘導、控室、登壇者対応、搬入、撤収などの情報を、担当別の手順へ整理できます。長い進行資料から、受付担当向け、誘導担当向けなど、必要な部分だけを抜き出す使い方も考えられます。

ただし、避難経路、会場規則、安全管理、設備操作などは、必ず会場側の正式資料や責任者の指示を優先します。

4. 参加者からの問い合わせを整理して回答案を作る

開催場所、受付時間、持ち物、アクセス、参加方法など、繰り返し寄せられる問い合わせを分類し、回答文のたたき台を作成できます。

過去の問い合わせを整理してFAQ候補を作る方法も有効です。回答を自動送信する前に、開催日、会場、時間、参加条件などの重要情報を担当者が確認できる仕組みを用意します。

5. 告知メールやSNS投稿文の案を作る

イベント概要と対象者を入力し、告知メール、案内文、SNS投稿、リマインドメールなどの文章案を作成できます。同じ内容を媒体ごとに適した長さへ調整する用途にも向いています。

クライアントから提供された文章、写真、キャラクター、デザインなどを利用する場合は、利用範囲や権利関係を確認します。

6. アンケートの自由回答を分類する

イベント終了後のアンケートで自由回答が多い場合、満足点、不満点、会場、運営、コンテンツ、次回要望などに分類し、傾向を整理できます。

単純な要約だけでなく、改善候補と継続すべき点を分ける形式にすると、次回イベントの振り返り資料へ活用しやすくなります。

7. 実施報告書と振り返り資料を作る

当日の運営記録、スタッフからの報告、問い合わせ内容、トラブル記録、アンケート結果などを基に、報告書の構成案を作れます。

事実情報とAIが推測した内容が混在しないよう、発生した事実、原因候補、改善案を分けて出力させることが重要です。

手作業と生成AI活用の違い

生成AI導入の目的は、担当者を置き換えることではありません。情報整理や下書きに使う時間を減らし、人が確認、調整、判断しなければならない業務へ時間を使いやすくすることが重要です。

イベント運営会社が生成AIを導入する手順

イベント会社では業務の種類が多いため、最初から全業務へ広げるより、一つの繰り返し業務を選んで検証する方が進めやすくなります。特に文章や情報整理を中心とする業務は、効果と問題点を確認しやすい候補です。

1. 対象業務を一つ選ぶ
   問い合わせ回答、議事録整理、実施報告など、頻度が高く担当者の負担になっている業務を選びます。
2. 現在の入力資料と完成形を整理する
   どの資料を見て、何を作っているのかを整理します。AI導入前の業務手順が曖昧なままだと、AIへの指示も曖昧になります。
3. 入力項目と出力形式を固定する
   担当者ごとに自由な質問をするのではなく、入力する情報、出力項目、禁止事項、確認事項をテンプレート化します。
4. 実際の案件で試して人が照合する
   AIの出力を正式資料として扱わず、元のメール、進行表、会場資料などと比較します。間違いや不足の傾向を確認します。
5. 確認項目を残して社内で再利用する
   うまくいった指示だけでなく、AIが間違えやすかった内容も確認表へ追加します。担当者が変わっても同じ方法で利用できる状態を目指します。

失敗しやすいポイントと確認すべき注意点

イベント運営会社で生成AIを利用する場合、便利な機能だけでなく、入力情報と出力内容の管理も必要です。特に参加者情報、クライアント資料、会場条件、告知物などは扱い方を事前に決めておきます。

参加者名簿や顧客情報を安易に入力する

参加者氏名、メールアドレス、電話番号、取引先情報などを扱う場合は、利用する生成AIサービスの規約やデータ利用条件を確認したうえで、社内の個人情報取扱ルールに沿って判断します。

個人情報保護委員会も、生成AIサービスへ個人情報を入力する際には、利用目的の範囲やサービス提供者側でのデータ利用について十分確認するよう注意を示しています。詳細は個人情報保護委員会の生成AIサービス利用に関する注意喚起で確認できます。

会場条件や進行時間をAIの回答だけで確定する

生成AIは、入力された資料の内容を誤って整理したり、資料に存在しない内容を補ってしまったりすることがあります。会場の利用可能時間、搬入条件、設備仕様、定員、進行時間などは、必ず正式資料と照合します。

特に安全管理、避難、緊急対応、設備操作についてはAIへ判断を委ねず、会場責任者や運営責任者の判断を優先します。

生成した告知文や画像を確認せず公開する

告知物やSNS用コンテンツを生成AIで作る場合は、第三者の著作物との類似、クライアントから支給された素材の利用条件、人物やブランドの表現などを確認します。

文化庁は生成AIと著作権について考え方やチェックリストを公開しています。コンテンツ制作へ利用する場合は文化庁のAIと著作権についても確認しておくとよいでしょう。

担当者ごとにAIの使い方が違う

同じ業務でも担当者ごとに指示方法が違うと、出力品質が安定しません。良い回答が出たプロンプトだけを共有するのではなく、入力する資料、出力項目、確認方法まで一つの業務手順として残します。

企業としてAI利用ルールを整理する際は、経済産業省が公開しているAI事業者ガイドライン 第1.2版も参考になります。

まとめ

イベント運営会社の生成AI活用では、イベントそのものをAIへ任せるのではなく、担当者が行っている文章作成や情報整理を支援するところから始める方法が現実的です。

企画、打ち合わせ、運営準備、問い合わせ、アンケート、報告書まで、イベント運営には生成AIを試せる業務が複数あります。まずは失敗しても人が修正できる業務を選び、実際の案件で使いながら運用方法を固めることが重要です。