【Web制作業】顧客ヒアリングからWebサイトの要件整理表をAIで作る方法

顧客ヒアリングの要件整理にAIが向いている理由

Web制作のヒアリングでは、一つの打ち合わせから多くの情報が発生します。AIは長いメモから項目を抽出し、あらかじめ決めた形式へ分類する作業に活用できます。

ただし、AIに要件を決定させるのではなく、人が確認しやすい状態を作るための整理役として使うことが基本です。

ヒアリングメモには異なる種類の情報が混ざる

例えば、顧客が現在困っていること、今回実現したいこと、制作会社から提案した内容、今後確認する内容は意味が異なります。しかし、打ち合わせメモでは時系列のまま記録されるため、後から見返すと区別しにくくなります。

AIへ分類ルールを与えることで、同じメモから必要な項目を整理するための下書きを作れます。

要件整理表にすると制作メンバーへ共有しやすい

営業担当やWebディレクターが聞いた内容を、デザイナーやコーダー、エンジニアへそのまま転送しても、必要な情報を探す作業が発生します。

要件整理表へ変換しておけば、どこまで決まっているのか、次回の打ち合わせで何を確認するのかを共有しやすくなります。

Webサイトの要件整理表に入れたい項目

AIで要件整理表を作る前に、何を整理するかを決めます。毎回異なる形式でAIに要約させるより、共通の項目を決めておく方が案件間のばらつきを抑えやすくなります。

基本となる要件項目

項目だけでなく状態も持たせる

要件整理表では、内容だけでなく現在の状態を持たせると、AIの推測や制作会社側の案を顧客の確定事項と混同しにくくなります。

AIへ入力する前に情報を分ける

ヒアリングメモをそのまま貼り付けることもできますが、案件によっては顧客名、担当者名、連絡先、社内情報などが含まれています。業務利用では、利用するAIサービスと自社ルールを確認し、入力可能な情報を整理してから使用します。

最低限分けたい4種類の情報

この4種類を区別するだけでも、AIが顧客要望と制作側の提案を一つにまとめてしまうリスクを減らしやすくなります。

個人情報や機密情報を入力する前に確認する

顧客ヒアリングには担当者名、メールアドレス、電話番号、社内事情、未公開情報などが含まれる場合があります。AIへ入力する前に、本当に要件整理へ必要な情報かを判断し、不要な識別情報は除外や置き換えを検討してください。

個人情報を含む情報を生成AIへ入力する際の考え方については、個人情報保護委員会の生成AIサービス利用に関する注意喚起も確認できます。

ヒアリングから要件整理表を作る5つの手順

実務では、AIへ一度入力して完成させるより、ヒアリング内容の整理、AIによる分類、人による確認を分ける方が扱いやすくなります。

1. ヒアリングメモと関連資料を集める

   打ち合わせメモ、事前アンケート、既存サイトの課題、顧客から受領した資料など、今回の制作判断に必要な情報をまとめます。

2. 顧客発言と制作会社側の提案を分ける

   誰の発言なのか分からないメモは、AIも正しく区別できません。可能な範囲で顧客要望、制作側提案、未確定事項を分けます。

3. AIへ整理項目と禁止事項を指定する

   目的、対象ユーザー、ページ、機能、素材、運用、制約などの出力項目を指定します。同時に、書かれていない内容を推測して補完しないよう明示します。

4. 不足情報を確認事項として抽出する

   AIに無理に要件を完成させるのではなく、不明点を別欄へ出させます。これを次回ヒアリングの質問リストとして利用できます。

5. 元資料と照合して正式な要件へ反映する

   最後に担当者が元のヒアリングメモと照合します。内容が確認できたものだけを制作要件へ反映し、提案案と未確定事項は分けて管理します。

実務で使える要件整理プロンプト

プロンプトでは、きれいな文章を作らせることより、事実と推測を混ぜないルールを明確にすることが重要です。以下はWeb制作会社がヒアリングメモを整理する際の基本形です。

根拠となるヒアリング内容を残す

AIが整理した結果だけを見ると、どの発言を根拠にしたのか分からなくなる場合があります。根拠となったメモの内容も併記させると、担当者が確認しやすくなります。

不明な部分を空欄ではなく要確認にする

空欄だけでは入力漏れなのか、顧客へまだ確認していないのか判断できません。AIには不明点を要確認として抽出させ、次回打ち合わせの質問へつなげます。

AIで整理した要件を確認するポイント

AIが表形式できれいに整理していても、内容が正しいとは限りません。見た目の完成度ではなく、元のヒアリング内容と一致しているかを確認します。

担当者が確認したい項目

モデルケースで見る整理前後の違い

以下は実在の案件ではなく、整理方法を説明するためのモデルケースです。

このように、AIに結論を補完させるのではなく、次に確認すべき項目まで整理させることで、次回の顧客対応にもつなげられます。

よくある失敗例と対策

要件整理でAIを使う際は、文章が読みやすくなったことと、要件が正確になったことを分けて考える必要があります。特に次のような使い方には注意します。

失敗1：ヒアリングメモを渡して要件定義書を完成させる

情報が不足している状態で完成版を求めると、AIが自然な文章で不足部分を補ってしまう可能性があります。完成させるのではなく、不足している情報を残した要件整理表を作らせます。

失敗2：顧客要望と制作会社側の提案を混ぜる

打ち合わせでは制作会社側からページや機能を提案することがあります。発言者を区別せずAIへ入力すると、提案が顧客要望として整理される可能性があります。

失敗3：AIが付けたページ名をそのまま採用する

顧客が必要な情報を話していても、正式なページ構成まで決まっているとは限りません。AIが分かりやすさのためにページ名を付けた場合は、仮案として扱います。

失敗4：要件整理表を作った時点で確認を終える

AIが作った表は確認作業の開始地点です。元のメモ、受領資料、メールなどと照合し、内容を確認してから制作資料へ転記します。

失敗5：案件ごとに出力形式が変わる

担当者ごとに違うプロンプトを使うと、要件整理表の項目も変わります。複数人が利用する場合は、共通の分類項目と確認ルールを決めておく方が再利用しやすくなります。

まとめ

顧客ヒアリングからWebサイトの要件整理表をAIで作る場合は、AIに要件を決めてもらうのではなく、確認しやすい形へ情報を構造化する使い方が適しています。

まずは過去または現在の案件を一つ選び、普段使っているヒアリングメモから簡易的な要件整理表を作ってみると、自社で必要な項目や確認ルールを見つけやすくなります。