社内AI利用申請書の作り方【ひな型付き】

社内AI利用申請書を作る目的

AI利用申請書の目的は、社員に手続きを増やすことではありません。業務でAIを使う前に必要な情報を整理し、会社として許可できる使い方なのかを判断できる状態にすることが重要です。

特に生成AIは、一つのサービスを複数の業務へ利用できるため、単にAIサービスを許可するだけでは利用リスクを判断しにくい特徴があります。

利用目的とリスクを見える状態にする

同じAIサービスでも、公開情報を要約する場合と、顧客情報を入力して分析する場合では確認すべき内容が異なります。

そのため申請書では、利用するツール名だけではなく、対象業務、入力情報、出力結果の用途まで確認します。

利用可否を担当者個人の判断にしない

社内ルールが曖昧な状態では、社員自身が利用できるか判断しなければなりません。その結果、自己判断でAIを使う社員と、安全性を気にして全く使わない社員に分かれる可能性があります。

申請基準を明確にしておけば、どのような利用で上長、情シス、法務などの確認が必要になるのか判断しやすくなります。

承認された利用条件を残す

申請書には、利用前の審査だけでなく、どの条件ならAIを使えるのかを記録する役割があります。

入力できる情報や出力後の確認方法を残しておけば、担当者が変わった場合でも承認時の条件を確認できます。

社内AI利用申請書に入れるべき項目

申請項目を増やしすぎると現場の負担になります。一方で、利用者名とAIサービス名だけでは、承認する側が利用可否を判断できません。

誰が、何のために、何を入力し、何を出力し、その結果をどのように使うのかが分かる項目を用意します。

入力する情報の種類を選択式にする

入力情報をすべて自由記述にすると、申請者によって表現が変わり、承認する側も比較しにくくなります。

公開情報、社内一般情報、社外秘情報、機密情報、個人情報、顧客情報など、自社の情報分類に合わせて選択できる形にすると確認しやすくなります。

AIの出力をどこで使うか確認する

AIが作成した文章を社内のアイデア整理に使う場合と、そのまま顧客へ送信したりWebサイトへ掲載したりする場合では確認責任が異なります。

社外へ公開する場合は、事実関係、個人情報、著作権、契約条件、表現内容などを人が確認する工程を設けます。

自動処理の有無も確認する

社員がAI画面を使って文章案を作る場合と、AIの出力をAPIや自動化ツールでシステムへ反映する場合ではリスクが異なります。

顧客への自動回答やデータの自動更新などを行う場合は、通常のAI利用とは分けて確認することが重要です。

そのまま使える社内AI利用申請書のひな型

以下は、中小・中堅企業での利用を想定した基本的な社内AI利用申請書のひな型です。

実際に導入する際は、自社の情報管理規程、個人情報管理ルール、システム利用規程、承認経路に合わせて項目を調整してください。

ひな型

申請日：
申請者氏名：
所属部署：
責任者：

利用予定AIサービス：
契約・アカウント形態：

利用目的：
対象となる業務：
現在の業務方法：
AIを利用する工程：

入力予定の情報：
□ 公開情報
□ 社内一般情報
□ 社外秘情報
□ 機密情報
□ 個人情報
□ 顧客・取引先情報
□ その他

入力する具体的な内容：

AIサービス側のデータ取扱条件：
□ 確認済み
□ 未確認

確認した内容：

AIから得る予定の出力：

出力結果の利用先：
□ 社内のみ
□ 顧客・取引先への提供
□ Web・SNS等で公開
□ システムへの登録
□ その他

AI出力を人が確認するか：
□ 必ず確認する
□ 条件によって確認する
□ 自動処理する

確認担当者：
確認する項目：

他システムとの自動連携：
□ なし
□ あり

連携内容：

利用予定期間：
利用頻度：

想定されるリスク：
リスクへの対策：

申請者確認：
□ 社内AI利用ルールを確認した
□ 承認された用途以外では使用しない
□ 利用条件が変わった場合は再確認する
□ AIの出力を無条件に正しいものとして扱わない

承認結果：
□ 承認
□ 条件付き承認
□ 再確認
□ 利用不可

承認条件：
承認者：
承認日：
次回見直し日：

自社の承認判断に使わない項目は減らす

申請書を詳しくしすぎると、社員が内容を理解せず形式的に記入する可能性があります。

実際の承認判断で使用する項目を中心にし、自社で不要な項目は削除してください。

AI利用の承認基準をどう決めるか

申請書を用意しても、承認する担当者ごとに判断基準が異なれば運用は安定しません。

申請書と同時に、どの利用なら事前に許可でき、どの利用なら個別審査が必要なのかを整理しておくことが重要です。

事前許可しやすい利用

公開情報の要約、一般的な文章の下書き、アイデア整理など、重要な情報を入力せず、人が確認してから利用する業務は、一定の条件を決めて事前許可しやすい用途です。

個別申請したい利用

社内情報や顧客関連情報を入力する場合、社外公開する文章を生成する場合、新しいAIサービスを利用する場合などは、個別の確認が必要になります。

慎重な審査が必要な利用

重要な機密情報、センシティブな個人情報、顧客への自動回答、自動的なシステム更新、重要な意思決定に関わる場合は、通常のAI利用より慎重な確認が必要です。

低リスク業務まで毎回申請させない

公開情報だけを使った文章整理など、会社として利用条件を明確にできる業務まで毎回申請すると、現場と承認者の双方に負担が生じます。

事前許可業務、個別申請業務、原則利用しない業務のように分類すると、必要な案件へ確認を集中できます。

申請から利用開始までの運用手順

申請書を作るだけでは、社内AI利用の管理はできません。誰が申請し、誰が確認し、どこに記録し、承認後に何を伝えるのかまで業務フローとして整理します。

1. AIを利用したい業務を整理する申請者がAIを使いたい業務、利用サービス、入力する情報、出力の利用方法を整理します。
2. 申請書を提出する入力情報や出力先、人による確認方法などを記載し、決められた申請先へ提出します。
3. 上長が業務上の必要性を確認する対象業務でAIを使う必要性や、利用目的が具体的になっているかを確認します。
4. 必要な専門部署が確認する利用内容に応じて、情シス、情報セキュリティ、法務、個人情報管理担当などが確認します。
5. 利用条件を明記して承認する入力できる情報、人による確認方法、外部公開時の条件などを記録します。
6. 小さな範囲から利用を開始する最初から広い範囲へ展開せず、対象業務を限定して使いやすさや出力品質を確認します。
7. 利用方法が変わったら再確認するAIサービス、入力情報、外部公開範囲、自動化方法などが変わった場合は再度確認します。

承認結果は検索できる場所へ残す

メールだけで承認すると、数か月後に承認条件を探すのが難しくなります。

社内ポータル、申請システム、共有台帳など、自社で検索しやすい場所へ申請内容と承認条件を記録します。

同じ申請が増えたら標準利用へ移す

同じ部署から似た内容の申請が繰り返されている場合、その使い方は個別申請ではなく、社内標準へ移行できる可能性があります。

入力できる情報、利用方法、プロンプト、確認手順をテンプレート化し、承認済みのAI活用として共有すると運用負担を減らせます。

AI利用申請が形骸化しやすい原因と対策

AI利用申請は、厳しくすればするほど安全になるとは限りません。現場の実態と合わない制度にすると、申請されないAI利用が増え、会社側が実態を把握しにくくなる可能性があります。

すべてのAI利用を個別申請にしている

簡単な文章の下書きまで毎回申請が必要になると、利用者だけではなく承認担当者の負担も増えます。

低リスクの利用は基本ルールの範囲で事前許可し、新規用途や重要情報を扱う利用へ申請を絞る方法が考えられます。

AIサービス名しか確認していない

利用可能なAIサービスだけを決めても、そのサービスへどの情報を入力できるのかまでは判断できません。

利用目的、入力情報、出力先、人による確認方法までセットで管理します。

承認後の利用条件が残っていない

承認済みという結果だけを残すと、後からどの条件で許可されたのか分からなくなります。

個人情報は入力しない、外部公開前には担当者が確認するなど、具体的な承認条件も残してください。

一度作った申請制度を更新しない

AIサービスや社内での活用方法は変化します。自動化やシステム連携など新しい利用方法が増えると、最初に作った申請項目だけでは判断できなくなることがあります。

新しい申請内容が増えたタイミングで、申請項目や承認基準を見直します。

まとめ

社内AI利用申請書は、AI利用を一律に制限するためではなく、現場が利用できる範囲と会社が確認すべき範囲を明確にするための仕組みです。

最初から複雑な申請制度を作る必要はありません。まずは現在社内で利用されているAIサービスと業務を整理し、会社として判断が必要な利用方法を洗い出すところから始めると進めやすくなります。