利用可能AIツール一覧の作り方【管理表付き】

利用可能AIツール一覧が必要な理由

AIツール一覧の目的は、会社が契約しているサービスを記録することだけではありません。社員が業務中に、このAIを使ってよいか、何に使えるか、何を入力してよいかを判断できる状態をつくることが重要です。

ツール名だけの一覧では判断できない

例えば、ある生成AIサービスを会社として契約していたとしても、それだけでは社員が顧客情報を入力してよいのか、議事録作成に使えるのか、個人アカウントでも利用できるのかまでは分かりません。

そのため、単純な契約サービス一覧ではなく、実際の利用条件まで記載した社内向けの許可リストとして整備する必要があります。

未承認AIの利用を把握しやすくする

会社が利用可能なツールを明示していないと、社員は自分でサービスを探し、個人アカウントや無料版を使い始める可能性があります。会社側から見ると、どのサービスにどの情報が入力されているのか把握できない状態になりやすくなります。

こうした未承認AIの利用を減らすためにも、禁止事項だけを示すのではなく、業務で使える選択肢を分かりやすく提示することが大切です。

利用可能AIツールの管理表テンプレート

管理表は、社員向けに公開する情報と、情報システム部門などが内部管理する情報を分けると運用しやすくなります。まずは以下の項目を基本形として、自社に必要な列だけを追加してください。

社員向け管理表で最低限示したい項目

管理部門では追加情報も持っておく

社員向け一覧とは別に、管理担当者用の台帳では契約やセキュリティに関する確認結果まで記録しておくと、更新時の再調査を減らせます。

AIツールの利用可否を決める判断基準

利用可能AIツール一覧を作る際に難しいのは、何を基準に利用可否を決めるかです。知名度や便利さだけで決めず、用途、扱う情報、管理方法、出力結果の影響などを合わせて確認します。

7つの観点で確認する

利用状態は4段階程度に分ける

利用可・利用不可の二択だけでは、検証段階のサービスや、特定業務だけで利用したいサービスを管理しにくくなります。次のように複数の状態を設ける方法があります。

特に試験利用を設けておくと、新しいAIサービスが登場するたびに即座に全社許可する必要がなくなります。少人数で利用目的とリスクを確認してから正式承認する流れを作れます。

利用可能AIツール一覧を作る6つの手順

最初から完璧な管理表を作ろうとすると、調査項目が増えて運用開始まで時間がかかります。まず現在使われているAIを把握し、業務への影響が大きいものから順番に整理する方法が現実的です。

1. 現在利用されているAIツールを洗い出す

   会社契約だけでなく、部署契約、無料版、個人アカウントを含め、業務で実際に使われているサービスを確認します。

2. 利用目的と対象業務を整理する

   文章作成、要約、調査、画像作成、議事録、開発支援など、何のために使っているかを整理します。目的が不明な契約も確認します。

3. 入力する情報を分類する

   公開情報だけを扱うのか、社内資料や個人情報まで扱う可能性があるのかを確認します。ここが利用条件を決める重要な判断材料になります。

4. 契約・管理・セキュリティ条件を確認する

   利用規約や契約内容、アカウント管理、認証、データの取扱方法など、自社の利用条件を満たせるか確認します。

5. 利用状態と条件を決定する

   利用可、条件付き、試験利用、利用不可などに分類し、利用対象者、対象業務、入力可能情報を管理表へ記載します。

6. 社員向けに公開し、更新方法を決める

   社内ポータルや共有フォルダなど、社員がすぐ確認できる場所に公開します。同時に、新しいAIを使いたい場合の申請先と管理表の更新担当者も決めます。

一覧を作成した後の運用ルール

利用可能AIツール一覧は、作成した時点の情報を固定するものではありません。AIサービスの機能追加、契約変更、社内利用の拡大などに合わせて更新できる仕組みが必要です。

見直しのきっかけを決めておく

毎日サービス情報を確認する必要はありません。定期確認に加えて、重要な変更が起きたときに再確認するルールを作ります。

新しいAIを使いたい場合の申請経路を決める

一覧に載っていないサービスを一律禁止するだけでは、現場で便利なサービスが見つかっても正式利用につながりにくくなります。その結果、申請せず利用する社員が出る可能性もあります。

新規AIを使いたい場合は、ツール名、利用目的、対象業務、入力予定情報、利用人数などを申請してもらい、管理担当者が確認する簡単な経路を設けます。

管理責任を一人に集中させない

AIツールの判断には、業務上の必要性、IT管理、情報セキュリティ、契約・法務など複数の観点が関係する場合があります。規模の小さい企業でも、最終管理者と必要に応じて確認する担当者をあらかじめ決めておくと判断が属人化しにくくなります。

よくある失敗例と対策

AIツール一覧は、項目を増やせば管理が強化されるとは限りません。実際に社員が確認でき、管理担当者が更新を続けられることが重要です。

失敗1：契約中のサービス名だけを並べる

契約サービス一覧だけでは、社員がどの業務に使えるか判断できません。対象業務、入力可能情報、利用対象者など、実際の利用条件まで記載します。

失敗2：利用可と利用不可しか用意しない

新しいAIをすぐ全社承認できない場合、判断が止まりやすくなります。条件付き利用や試験利用を設定し、限定的に検証できるようにします。

失敗3：一覧の存在を社員が知らない

管理表を作っても、社員が探せなければ意味がありません。社内ポータル、共有フォルダ、社内FAQなど、日常的に確認しやすい場所へ掲載します。

失敗4：一度作成して更新しない

AIサービスは変更が多いため、古い判断が残り続けないようにします。最終確認日と次回見直し日を管理表へ入れておくと、更新漏れを確認しやすくなります。

失敗5：禁止ルールだけを増やす

禁止事項だけが増えると、社員が何なら利用できるのか分からなくなります。利用可能ツール、対象業務、申請方法をセットで示すことが重要です。

まとめ

利用可能AIツール一覧は、会社が契約しているサービスを並べるための資料ではありません。社員が安全かつ迷わずAIを使うための判断基準として設計することが重要です。

すでに複数のAIが使われている企業では、最初から理想的なルールを作る必要はありません。現在の利用状況を一度可視化し、よく使われているツールから利用条件を決めることで、管理と活用を両立しやすくなります。