【建設業】施主との打ち合わせから決定事項と未決事項をAIで分ける方法

決定事項と未決事項を分ける理由

施主との打ち合わせでは、話した内容を残すだけでは十分ではありません。打ち合わせ終了時点で何が確定し、何が検討中で、何を次回までに確認するのかを整理する必要があります。

議事録に書かれていることが決定事項とは限らない

打ち合わせでは、施主からの希望、担当者からの提案、比較中の候補、確認依頼、正式な承認などが一つの会話の中に含まれます。

例えば、この色が良さそうという発言と、この色で進めるという発言では意味が異なります。AIへ単純な要約だけを依頼すると、この違いが一つの文章へまとめられる可能性があります。

未決事項を残すことが次回の準備につながる

未決事項は、まだ決まっていないため不要な情報ではありません。見積もり待ち、サンプル確認待ち、施主確認待ちなど、次回までに行うべき仕事を示す情報です。

決定事項だけではなく未決事項も整理すると、次回の打ち合わせで何を確認する必要があるのか把握しやすくなります。

AIで分けるための分類ルール

AIで決定事項と未決事項を安定して分けるには、何を決定済みと判断するのかを事前に定義します。二つだけに無理に分けず、判断が難しい内容は要確認事項として残す方法が実務では使いやすくなります。

決定事項として扱う内容

未決事項として扱う内容

見積もり、サンプル、図面、家族との相談、社内確認など、別の情報を確認してから判断するものは未決事項として整理します。

曖昧な内容をAIに決めさせない

良さそう、考えておきます、一度確認しますといった発言だけでは、正式に決定したとは限りません。AIには、明確な合意が確認できない場合は要確認事項へ分類するよう指示します。

AIへ渡す打ち合わせ情報を整理する

AIの分類精度だけに頼るのではなく、入力する情報を揃えることも重要です。打ち合わせごとに入力内容が異なると、決定事項や未決事項の整理結果もばらつきやすくなります。

打ち合わせごとに基本情報を整理する

発言内容と担当者メモを分けて入力する

施主が実際に発言した内容と、担当者が打ち合わせ後に追加したメモを混ぜると、AIが両方を同じ種類の情報として扱う可能性があります。

発言記録、担当者メモ、既存の決定内容を分けて入力すると、どの情報を根拠に分類したのか確認しやすくなります。

打ち合わせ内容をAIで整理する基本フロー

実務では、打ち合わせ記録をAIへ貼り付けて終わりにするのではなく、分類前の準備から人による確認までを一つの流れとして決めます。共通の手順にすると担当者が変わっても同じ方法で整理しやすくなります。

1. 打ち合わせ記録を準備する

   担当者メモや文字起こしなど、今回の打ち合わせ内容を確認できる記録を準備します。

2. 入力してよい情報を確認する

   個人情報、住所、設計情報、見積情報などが含まれていないか確認し、自社のAI利用ルールに従って入力内容を整理します。

3. 分類基準をAIへ伝える

   決定事項、未決事項、要確認事項の基準を明示し、曖昧な発言をAIが勝手に確定しないようにします。

4. 決めた形式で一覧化する

   内容、分類、根拠、担当者、期限、次に必要な対応などを決めた形式で出力させます。

5. 元の発言と照合する

   AIが決定事項と判断した箇所を中心に元記録を確認し、合意内容が正しく反映されているか確認します。

6. 正式な記録へ反映する

   担当者が確認した内容だけを正式な議事録や案件管理表、次回打ち合わせ資料へ反映します。

決定事項と未決事項を分けるプロンプト例

AIへの指示では、打ち合わせをまとめてという依頼だけでは不十分です。分類基準、推測してはいけない項目、出力形式まで具体的に指定します。

そのまま調整できる基本テンプレート

根拠となる発言も出力する

決定事項だけを一覧化すると、後からなぜ決定済みと判断したのか確認するために元の議事録を探す必要があります。

AIへ根拠となった発言や記録部分も出力させると、人による確認を行いやすくなります。

AIの整理結果で人が確認すべき項目

AIが分かりやすく整理していても、そのまま正式な決定記録として利用するのではなく、打ち合わせに参加した担当者が確認します。特に仕様、金額、工程に関わる内容は元記録との照合が重要です。

確認項目を共通化する

未決事項には次の行動を付ける

未決事項を一覧にするだけでは、そのまま残ってしまう可能性があります。何が分かれば決定できるのか、誰が何を準備するのかまで整理すると、次回の打ち合わせへつなげやすくなります。

AIの分類結果を正式な合意そのものと考えない

AIは発言内容を整理できますが、施主と会社の間で正式に何が合意されたかを保証するものではありません。契約変更、追加費用、工程変更など重要な内容では、自社の正式な確認手順に従います。

社内へ導入する6つの手順

施主との打ち合わせ整理へAIを導入する場合は、一度にすべての案件へ広げるより、一種類の打ち合わせから試す方が運用ルールを作りやすくなります。

1. 対象となる打ち合わせを決める

   仕様確認や定例打ち合わせなど、件数が多く整理方法を共通化しやすい場面を選びます。

2. 現在の議事録を確認する

   現在どの項目を記録し、決定事項や持ち帰り事項をどのように管理しているか整理します。

3. 分類ルールを決める

   決定事項、未決事項、要確認事項、対応事項の定義を社内で揃えます。

4. 共通プロンプトを作る

   推測禁止、出力項目、根拠の記載方法などを含めたプロンプトを作成します。

5. 実際の打ち合わせ記録で試す

   過去または実際の記録を使い、誤分類しやすい発言や不足している入力情報を確認します。

6. 人の確認チェックリストを決める

   決定内容、数字、担当者、期限、未決事項など、利用前に人が確認する項目を固定します。

導入後に確認したい変化

まとめ

施主との打ち合わせへAIを活用するときは、単なる議事録の要約ではなく、決定事項、未決事項、要確認事項を分けて整理し、次の対応につなげる使い方が重要です。

まずは日常的に行っている施主との打ち合わせを一種類選び、現在の議事録で決定事項や未決事項がどのように整理されているか確認してください。そのうえで分類ルール、共通プロンプト、確認チェックリストを作成し、実際の打ち合わせで試しながら改善すると、自社の業務に合ったAI活用方法を作りやすくなります。