社内規程や膨大なマニュアルを読み解き、分かりやすいFAQを作成することは、総務や人事、情シス担当者にとって大きな負担となっています。本記事では、社内規程から生成AIを活用して正確かつ迅速にFAQを作成する方法と、実務で役立つ手順について詳しく解説します。社内からの問い合わせを削減し、ナレッジ共有をスムーズに進めたい中小・中堅企業の経営者や推進担当者の方はぜひご覧ください。
この記事のポイント
- 社内規程のFAQ化は、担当者の問い合わせ対応工数を大幅に削減する有効な施策である
- 生成AIを活用することで、長文の規程から要点を抽出し、ユーザー目線のQ&Aフォーマットに素早く変換できる
- AI出力結果をそのまま使わず、法務や人事等の専門知識を持つ担当者が必ず事実確認と推敲を行うことが重要である
- 作成したFAQは定期的に見直し、社内ポータル等で運用・定着させる仕組みづくりが不可欠である
なぜ社内規程からのFAQ作成は難航するのか
企業活動において、労務管理、経費精算、情報セキュリティ、福利厚生など、様々な社内規程や運用ルールが存在します。しかし、「規程の文言が堅苦しくて社員が読マナイ」「似たような内容の問い合わせが総務部門や情シスに連日寄せられる」という課題を抱える企業は少なくありません。
これまでの社内規程に基づくFAQ作成は、法的な正確性を担保しなければならない一方で、初心者や一般社員にも分かりやすい表現に書き換える必要があり、担当者にとって膨大な時間と手間がかかる作業でした。結果として、作成が後回しになったり、古い情報のまま放置されたりするケースが目立ちます。
生成AIを活用して社内規程のFAQを作成するメリット
こうした課題を解決する手段として注目されているのが、ChatGPTをはじめとする生成AIの活用です。生成AIは、長文かつ専門用語の多い文章から、要点を素早く抽出して分かりやすい言葉に変換する得意分野を持っています。
生成AIを活用することで、以下のようなメリットが期待できます。まず第一に、規程の条文を「〜の場合はどうなりますか？」という社員目線の質問形式に自動で変換できる点です。第二に、ゼロから文章を考える必要がなくなるため、FAQ作成にかかる工数を大幅に短縮できます。第三に、分かりにくい表現を客観的にチェックしてもらうことが可能です。
社内規程からFAQを作成する手順
実際に生成AIを活用して社内規程からFAQを作成する際の、具体的な手順をご紹介します。場当たり的に進めるのではなく、体系的なステップを踏むことで実用性の高いFAQが完成します。
対象となる社内規程・マニュアルの選定
社内からの問い合わせ件数が多い領域（例：経費精算、有給休暇、リモートワークルールなど）を優先して選定します。対象範囲をあらかじめ絞ることで、AIへのインプット情報が整理され、精度の高い出力を得やすくなります。
AIへの適切なプロンプト（指示文）の準備
「以下の社内規程から、社員によくある質問とその回答を5つ作成してください。専門用語をかみ砕いて説明してください」といった具体的な指示を準備します。出力してほしいトーンや構成を指定するのがポイントです。
AIによるドラフト作成と抽出
選定した規程テキストをAIに入力し、Q&Aのドラフトを出力させます。必要に応じて出力フォーマットを指定し、網羅的にテキストデータから要点を抽出させます。
社内担当者による事実確認と修正
AIが生成した回答に誤りや解釈のズレがないか、人事・総務・法務などの専門担当者が必ず内容を検証し、社内運用に合わせた表現へと修正・推敲を行います。
社内ポータル等への公開と運用改善
完成したFAQを社内Wikiやポータルサイトに掲載し、実際の問い合わせ状況を見ながら定期的にアップデートを重ねることで、実効性の高いナレッジとして定着させます。
担当者が押さえておきたい品質向上のポイント
生成AIを活用する上で注意すべきなのは、AIの出力内容が必ずしも100%正確とは限らない点です。法務や労務に関わる重要なルールでは、解釈の誤りが重大なトラブルにつながる恐れもあります。
そのため、最終的な内容の確認や専門的な判断は、必ず人間の担当者が行う必要があります。また、社外秘データや機密性の高い人事情報を扱う場合は、利用するAIツールのセキュリティポリシー（学習データとして利用されないか等）を事前に必ず確認してください。
担当者が確認すべきチェック項目
- 対象の社内規程が最新の版であるか
- 生成されたQ&Aが社員目線で分かりやすい表現になっているか
- 規程の意図や例外規定が正しく反映されているか
- 機密情報の取り扱いやセキュリティルールに違反していないか
- 公開後の定期的な見直しプロセスが設計されているか
従来の手法とAI活用の比較
従来のFAQ作成手法と、生成AIを活用した場合の違いを比較表にまとめました。自社のリソースや状況に合わせて適切な方法を検討する際の参考にしてください。
| 比較項目 | 従来の手法（手作業） | 生成AIを活用した手法 |
|---|---|---|
| 作成にかかる工数 | 数日から数週間（ヒアリングや文章作成に多大な時間） | 数時間〜数日（ドラフト作成を大幅に短縮） |
| 表現の分かりやすさ | 作成者のスキルに依存しがち | 一般社員目線の平易な表現に調整しやすい |
| 網羅性 | 見落としが発生しやすい | 規程全体のテキストから漏れなく抽出を補助できる |
| 最終確認 | 担当者による確認 | 担当者による事実確認・専門チェック（必須） |
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よくある質問
生成AIに社内規程を読み込ませる際、情報漏洩のリスクはありませんか？
はい、企業の機密情報や個人情報を扱う場合、利用するAIサービスが入力データを学習に用いない設定（オプトアウト）になっているか、あるいは法人向けのセキュアな環境が提供されているかを確認することが不可欠です。社内のセキュリティポリシーに準拠したツール選定が重要となります。
FAQ作成のプロンプト（指示文）はどのように作成すればよいですか？
「あなたは優秀な人事・総務担当者です」といった役割を与えた上で、「提供された規程テキストを基に、社員からよくある質問とその回答をQ&A形式で5つ作成してください。専門用語には短い解説を加えてください」のように、目的と出力形式を具体的に指定すると精度の高い回答が得られます。
AIが作成したFAQはそのまま公開しても問題ありませんか？
AIが出力した内容はあくまでドラフト（下書き）として扱い、そのまま公開することは推奨しません。労務や法務、社内規程の解釈に誤りがないか、必ず人間の担当者が事実確認と推敲を行ってから公開してください。
どのような社内規程からFAQ化するのが効果的ですか？
日常的に総務や人事、情シス部門へ問い合わせが集中しているテーマ（経費精算、各種手当の申請手順、リモートワーク規定、PCトラブルシューティングなど）から優先してFAQ化すると、問い合わせ対応工数の削減効果を早期に実感しやすくなります。
まとめ
社内規程からのFAQ作成は、生成AIを適切に活用することで、担当者の作業負担を劇的に軽減しつつ、社員にとって分かりやすいナレッジとして整備することが可能です。最後に、自社で取り組む際の重要なポイントをまとめました。
- 問い合わせ件数が多い規程から優先してFAQ化の対象を選ぶ
- 生成AIを活用して長文規程から要点を抽出し、ユーザー目線のQ&Aに変換する
- AIの出力結果は必ず人間の担当者が事実確認を行い、正確性を担保する
- 公開後も定期的な見直しを行い、社内ポータルで継続的に運用する
株式会社ジェイテックサービスについて
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