主な発生原因

• 誰でも無制限に新しいチームを作成できる設定になっている
• 「チャネルを追加する」のと「チームを新設する」の違いがユーザーに理解されていない
• プロジェクト終了後や部署解散後の「チームの廃棄ルール」が存在しない

まずは、ユーザーが悪意を持って作成しているわけではなく、「正しい使い方がわからないからとりあえずチームを作る」という実態を理解することが大切です。

主な作成方式

• 情シスによる払い出し制（申請制）：
  ユーザーから申請を受け、情シスが承認・作成する。ガバナンスは強力だが、情シスの業務負荷とユーザーの待ち時間が増える。
• 特定ユーザーへの権限付与（部門長など）：
  部長やリーダーなど、特定の役職者のみにチーム作成権限を付与する。バランスの良い運用。
• 自由作成（条件付き）：
  誰でも作成できるが、命名規則や有効期限の設定をシステム側で強制する。

最初は「特定ユーザーへの権限付与」からスモールスタートし、運用を安定させる企業が多い傾向にあります。

運用ルールの例

• チーム名の先頭に必ず「[部署名]」や「[Pj]」を入れる
• ゲスト（社外）を招待するチームは、名前に「[Ext]」を含める
• チーム作成時、必ず「説明欄」にチームの目的を記載する

Azure AD（Entra ID）のライセンスによっては、システム側で自動的に命名規則を強制することも可能です。

ライフサイクル管理のステップ

• 所有者の複数名設定：
  退職・異動による管理者不在を防ぐため、チームの所有者は必ず「2名以上」にする。
• 定期的な棚卸し：
  半年に1回など、長期間活動がない（投稿がない）チームをリストアップし、所有者に継続確認を行う。
• アーカイブ化の徹底：
  活動を終了したチームは「削除」する前に、読み取り専用となる「アーカイブ」を実施し、後からでも資料を検索できるようにする。

Microsoft 365の機能を使えば、「〇日間アクティブでないチームの所有者に、自動で継続確認メールを送る」といった自動化（有効期限ポリシー）も可能です。

現場で起きやすい誤解

• 「使っていないチームはとりあえず削除すればいい」
  → 過去のファイルやチャット履歴も消えるため、基本は「アーカイブ」を推奨します。
• 「チームが多すぎるからチャネルで細かく分けよう」
  → 権限を分けたい場合はチャネルではなく、別のチームを作るのがMicrosoft推奨の基本設計です。
• 「情シスがすべてのチームを監視・管理すべきだ」
  → 情シスは枠組みを作り、日々の管理は現場の「チーム所有者」に責任を持たせるのが理想です。

ガバナンスを効かせることと、ユーザーの使い勝手を下げることはイコールではありません。適切なガイドラインがあれば、ユーザーは迷わず安全にTeamsを使えます。

• 誰でも自由にチームを作成できる設定のまま放置していないか
• 「所有者が0人」または「1人だけ」のチームが存在しないか
• 直近3ヶ月以上、メッセージの投稿がないチームが放置されていないか
• 外部ゲストが参加しているチームを、情シスが把握できているか
• チームの作成・アーカイブに関する社内ガイドラインが存在するか

該当する項目が多い場合は、早急なルールの見直しと、既存チームの棚卸しを推奨します。