【Web制作業】Web制作の進捗報告をAIで作る方法

Web制作の進捗報告をAIで作る理由

Web制作の進捗報告で時間がかかりやすいのは、文章を書く作業だけではありません。複数の担当者や資料から現在の状況を集め、顧客や社内の読み手が理解できる形へ並べ替える必要があることが大きな負担になります。

AIを使う目的は案件の進捗を勝手に判断させることではなく、人が確認した事実情報を一定の形式へ整理し、報告文の下書きを作ることにあります。

制作状況の情報が複数の場所に分かれやすい

例えばデザイン担当者はタスク管理ツール、コーダーはチャット、Webディレクターは顧客とのメールで状況を確認している場合があります。進捗報告を作る担当者は、それらを確認して一つの文章へまとめなければなりません。

必要な情報を共通項目へ整理してからAIへ渡すことで、案件ごとに報告文をゼロから考える作業を減らしやすくなります。

AIには進捗を判断させず整理させる

例えばトップページデザイン作業中という情報だけでは、案件全体の進捗率が何％なのかは判断できません。AIが自然な文章を作るために、入力されていない進捗率や完了予定日を補う可能性もあります。

進捗率や期限を使用する場合は、自社の管理資料に記載されている数値を使います。数値がない場合は、完了、進行中、確認待ちなどの状態で伝える方法が適しています。

AIで整理したい進捗報告の項目

AIへ単に進捗報告を作ってくださいと指示すると、タスク名が文章として並ぶだけになったり、重要な確認事項が抜けたりする場合があります。Web制作で使う場合は、報告で必要な項目をあらかじめ固定することが重要です。

基本となる項目を共通化すると、案件や担当者が変わっても同じ形式で進捗を整理しやすくなります。

完了と進行中を分ける

デザイン対応中、コーディング中などの表現だけでは、どこまで終わっているのか読み手が判断しにくくなります。完了した内容と現在作業中の内容は別々に整理します。

例えば下層ページ5ページのコーディング中という場合でも、3ページが完了して2ページが作業中であれば、その状態が分かる形でAIへ入力します。

確認待ちを独立した項目にする

Web制作では、原稿、写真、デザイン、仕様などの顧客確認を待つ場面があります。確認待ちを進行中へ含めると、制作会社が作業しているのか、回答を待っているのか分かりません。

確認待ちを独立させることで、誰の対応が必要なのかを読み手が判断しやすくなります。

Web制作の進捗報告をAIで作る6つの手順

進捗報告へのAI活用では、タスク管理表をそのままAIへ渡して文章を作らせるだけでは不十分です。まず報告対象を決め、元情報を整理し、AIの下書きと実際の制作状況を照合できる流れを作ります。

特に最初の段階では、AIによる完全自動化ではなく、Webディレクターが確認した情報から報告文を作る方法が進めやすくなります。

1. 報告対象期間を決める

   前回の報告後から現在までなど、今回の報告対象となる期間を決めます。対象期間を決めることで、以前から継続している事項と今回新しく進んだ事項を分けやすくなります。

2. 進捗情報を一か所へ集める

   タスク管理表、制作スケジュール、チャット、メール、打ち合わせメモなどから、今回の報告に必要な情報を集めます。

3. 状態ごとに情報を分類する

   完了、進行中、確認待ち、課題、次の対応へ分けます。特に制作側で作業しているものと、顧客からの回答を待っているものを分けてください。

4. AIへ報告文の下書きを作らせる

   整理した情報と出力項目をAIへ渡します。入力されていない進捗率、納期、原因などを推測しないよう明確に指示します。

5. 元の資料とAIの出力を照合する

   完了状態、確認待ちの相手、期限、課題、次の対応などが元資料と一致しているか確認します。AIが情報を補っていないかも確認してください。

6. 読み手に合わせて最終調整する

   顧客向けであれば専門用語や細かな社内事情を整理し、社内向けであれば担当、期限、優先順位などを補います。最終的な共有内容は人が確定します。

Web制作の進捗報告を作るプロンプト例

進捗報告をAIで作る場合、重要なのは長いプロンプトを書くことではありません。入力した事実以外を追加しないことと、どの順番で報告を整理するのかを明確にすることが重要です。

以下は、Web制作会社が顧客向けの進捗報告を作るときのモデルケースです。実際の案件や自社の報告方法に合わせて調整してください。

顧客向けと社内向けでは出力項目を変える

顧客向けでは、現在の状況と次に必要な行動が分かることを優先します。一方、社内向けでは担当者、期限、優先順位、依存関係など、制作作業を進めるための情報が必要になります。

AIで進捗報告を作った後に確認する項目

AIで作成した進捗報告は、文章として自然に見えても内容が正しいとは限りません。特に完了状態、日付、確認待ち、課題などが誤って整理されると、顧客や社内へ間違った状況を伝えることになります。

そのため、進捗報告を共有する前に、元のタスク資料や制作スケジュールと照合します。

完了状態が正しいか確認する

AIが文章を整理する中で、確認中の作業を完了済みとして表現したり、一部が完了したタスクを全体完了とまとめたりする場合があります。

完了、進行中、確認待ちが実際のタスク状態と一致しているか一件ずつ確認してください。

案件の状態を項目別に確認する

例えば、トップページのデザインは確認済み、下層ページは修正中、商品写真は顧客からの提供待ちという案件では、それぞれ状態が異なります。

AIには案件全体を一つの進捗率へ変換させるより、状態ごとに分けて整理させる方が、実際の制作状況を正確に伝えやすくなります。

よくある失敗例と対策

Web制作の進捗報告へのAI活用では、AIに文章を書かせること自体よりも、入力する元情報の整理方法が重要です。入力情報が曖昧な場合、AIが自然な文章へ整えても正確な報告にはなりません。

実務で起こりやすい失敗を確認し、プロンプトと確認工程へ反映します。

失敗1：タスク一覧をそのままAIへ貼り付ける

タスク名と状態だけでは、顧客に何を伝えるべきか判断できない場合があります。完了、進行中、確認待ち、課題、次の対応へ分けてからAIへ渡します。

失敗2：AIに進捗率を作らせる

ページ数やタスク数だけで案件全体の進捗率を計算しても、作業量や工程の重要度を正しく反映できない場合があります。進捗率を使う場合は、自社で管理している正式な数値を利用します。

失敗3：顧客確認待ちを制作中として扱う

制作担当者が作業している状態と、顧客からの回答や素材を待っている状態では意味が異なります。確認待ちは独立した項目として整理してください。

失敗4：AIが作った文章をそのまま送信する

AIの出力には、日付、担当、タスク状態、課題などの誤りが含まれる可能性があります。顧客へ共有する前に、Webディレクターなど案件を把握している担当者が確認します。

失敗5：毎回違う形式でAIへ依頼する

担当者ごとにプロンプトや入力方法が違うと、報告の形式や確認箇所も変わります。定例業務として利用する場合は、入力項目、プロンプト、確認チェックリストを共通化します。

まとめ

Web制作の進捗報告をAIで作るときは、AIに案件の進捗を判断させるのではなく、人が確認した事実情報を一定の形式へ整理する役割として活用することが重要です。

すべての案件の進捗報告を一度にAI化する必要はありません。まずは毎週や隔週で定期的に報告している案件を一つ選び、現在集めている情報を共通の入力形式へ整理するところから始めると、実務へ取り入れやすくなります。